Boletin de Calidad

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ACCIONES PREVENTIVAS


Introducción

Actualmente en el mercado de la construcción los clientes buscan empresas que se encuentren regidas por normatividad para un buen control de Sistema de Gestión de Calidad (SGC), las Empresas Prodecon S.A. y LCQ cuentan con la certificación en la Norma ISO 9001: 2008 expedida por Bureau Veritas, esta es una norma internacional que se aplica a los SGC y se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos y/o servicios.

Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta certificación porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen SGC.

El departamento de calidad de las empresas Prodecon y LCQ en aras de buscar una mayor sensibilización y compenetración de la norma y aplicar los estándares de calidad definidos en el diario vivir en la empresa ha elaborado este boletín, cuyo propósito es proporcionar información especializada sobre las Acciones Preventivas para todos los colaboradores de la Empresa quienes participan en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

Boletines como este serán publicados trimestralmente por el Departamento de Calidad, con el fin de que se considere una fuente constante de información. El tiempo estimado para leer este artículo es de 20 minutos.

¿Qué es una acción preventiva?

Es una acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial (posible) no deseable*.

Hablaremos de preventiva cuando la no conformidad aún no ha ocurrido pero se tienen sospechas fundadas de que podría suceder, mientras que la acción correctiva será cuando la no conformidad que queramos evitar ya ha sucedido.
Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

Las no conformidades potenciales son posibles incumplimiento a requisitos: legales (establecidos por la ley, el gobierno), reglamentarios (establecidos por la empresa), del cliente o de la Norma ISO 9001:2008 . del SGC, atrasos, accidentes, entre otros.

CONTENIDO

Introducción

¿Qué es una acción preventiva?.

La importancia de documentarla.

Un ejemplo

¿Cómo y dónde se documenta?.

Más información

PUNTOS DE INTERÉS ESPECIAL
  • Aplicar la norma permite mejorar la calidad de sus productos o servicios.
  •  Los clientes se inclinan más a empresas certificadas.
  •  Actuar de manera preventiva genera beneficios tanto a la Empresa como al Colaborador



 

PROCESOS DE LA
EMPRESA

Las Empresas tienen en común los siguientes procesos:

  • Gerencial.
  • Calidad.
  • Licitaciones y cotizaciones.
  • Planeación de proyectos,.
  • Ejecución de proyectos (para obras civiles).
  • Operaciones y Logística.
  • Administrativo y de recurso humano.

Adicionalmente Prodecon S.A. cuenta con procesos como:

  • Financiero.
  • Mercadeo y Ventas.
  • Ejecución de proyectos– GML (Gestión de
  • Mantenimiento Locativo).
  • Salud Ocupacional.

.

La importancia de documentarlas

Existen muchos métodos y herramientas disponibles en el mundo de la calidad, para determinar la causa de una no conformidad potencial o real desde una simple tormenta de ideas hasta técnicas más complejas de resolución sistemática de problemas como análisis de causa raíz, diagramas de árbol, la técnica de "los cinco porqué" entre otras.

La extensión y eficacia de la acción preventiva depende de la identificación de la verdadera causa raíz. En algunos casos esto ayudará a la organización a identificar y minimizar problemas en otros procesos. 

Actuar de manera preventiva genera beneficios a la Empresa y al colaborador pues se evitan incumplimientos contractuales, incremento de costos, queja del cliente, incumplimiento al SGC, atraso en actividades, accidentes, entre otros.

"Todos los procesos de la Empresa están facultados para levantar acciones preventivas y en conjunto dar cierre a estas."

Todos los procesos de la Empresa tienen la facultad de levantar acciones preventivas a su proceso o a otros procesos que involucre la no conformidad potencial, la acción debe socializarse a todos los procesos que relacione y trabajar en conjunto para dar cierre a cada una de las acciones propuestas y evitar que la no conformidad de ser potencial se vuelva real.

En la Empresa se pueden realizar acciones preventivas, por ejemplo: El Proceso Administrativo y de Recurso Humano detectó lo siguiente:

  • No Conformidad Potencial:
    No se utiliza el programa contable de la Empresa para realizar las liquidaciones de prestaciones sociales.

  • Riesgos Potenciales:
    Al hacer la liquidación manualmente (en Excel) puede presentarse errores en los valores deducibles o a pagar.
    Es mayor el tiempo que se dedica a esta actividad por lo tanto aumentan los costos en el área.

  • Causa Raíz:
    Las capacitaciones para el buen manejo del programa han sido virtuales y no son efectivas. Además, la base de datos del personal de la Empresa no está actualizada o completa.

  • Corrección Inmediata:
    Completar la base de datos de la Empresa .

  • Acciones:
    Solicitar y brindar capacitación presencial al personal sobre el manejo del programa contable para realizar las liquidaciones.

  • Revisar la eficacia de la acción preventiva:
    Explicar si se cumplió con los objetivos, con el plan de acción y si se eliminó la causa raíz.

Las no conformidades pueden ser incumplimientos a requisitos legales, reglamentarios, del cliente o de la Norma ISO 9001:2008 .

 

¿Cómo y dónde se documenta?

Al iniciar y realizar una acción preventiva se debe tener en cuenta los siguiente:

Apertura de la acción: La decisión de iniciar una acción preventiva debe estar basada en algún incumplimiento.

Análisis de causas: La causa que origina la no conformidad potencial es el elemento fundamental a tratar cuando hablamos de acción preventivas Conocer la causa real con el mayor detalle facilita la toma de la acción acertada y mejora la eficacia de las mismas. La utilización de diagramas causa-efecto es una herramienta muy útil en esta tarea.

Planificación de actividades: Las acciones para eliminar la causa de la no conformidad deben estar planificadas, esto significa que deben estar organizadas en el tiempo y que se deben definir los recursos y responsabilidades adecuados.

Resultados de acciones: La organización debe registrar y verificar que se han llevado a cabo las acciones planificadas.

Verificación de eficacia: Una vez realizadas las acciones es necesario comprobar que éstas han sido eficaces y que se ha eliminado la causa de origen de las no conformidades.

El SGC de las Empresas cuenta con un formato para registrar la información obtenida del ciclo anterior, el formato se denomina Solicitud de Acciones Preventivas y/o Correctivas, consta de dos (2) páginas y es controlado por su nombre, fecha de emisión y versión.

Nota: En la siguiente página se presentan los formatos.

 

La técnica de los 5 Porqué es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema.

Esta técnica se utilizó por primera vez en Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación, que luego culminarían en el Toyota Production System (TPS). Esta técnica se usa actualmente en muchos ámbitos, y también se utiliza dentro de Six Sigma.

Ejemplo

El siguiente ejemplo sencillo nos muestra el uso de este método. Partimos de un postulado:

Mi auto no arranca. (el problema)

¿Por qué no arranca? Porque la batería está muerta.

¿Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona.

¿Por qué el alternador no funciona?

Porque se rompió la cinta.

¿Por qué se rompió la cinta? Porque el alternador está fuera de su tiempo útil de vida y no fue reemplazado.

¿Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo mi auto de acuerdo a las recomendaciones del fabricante.

Evidentemente, este ejemplo podría seguirse más aún, con más preguntas. Esto sería correcto, ya que el "cinco" en la técnica de los "Cinco Porqué" no es fijo, sino más bien una incitación a hacer varias iteraciones para encontrar la causa raíz.

OTROS TEMAS...

Con el fin de reforzar todos los temas referentes al Sistema de Gestión de Calidad de las Empresas se ha propuesto en próximos boletines:

  • Acciones Correctivas.
  • Auditorias Externas e Internas.
  • ¿Qué es el Bien del Cliente?.

Cualquier sugerencia sobre un tema a tratar o metodología de presentación puede hacerse al Departamento de Calidad.

Email:
adriana.matabanchoy@prodecon.com.co
paula.alazate@prodecon.com.co

 

OFICINA PRINCIPAL

Dir.: Carrera 65A No. 5-36  
B/ El Limonar
Teléfono: 339 1134— 373 5224
Fax: 312 6487
Correo electrónico:
info@prodecon.com.co

 

 

Más información

Para ampliar la información presentada se pueden consultar los siguientes documentos:

  • Norma ISO 9001:2008.
  • Manual de Calidad de la Empresa.
  • Procedimiento Acciones Preventivas de la Empresa.

Publicados impresos en la Oficina de la Dirección Administrativa y de Recurso Humano y en medio magnético por la Red de la Empresa con la siguiente ruta:

Prodecon S.A.: ASIS-CALIDAD/d/PRODECON/PRO-SGC-001
LCQ: ASIS-CALIDAD/d/LCQ/PRO-SGC-001

* Algunas de las definiciones utilizadas en este boletín fueron tomadas de la Norma ISO 9000:2005.

Formato
Solicitud de Acciones Preventivas y/o Correctivas


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