Boletin de Calidad

Boletin de Calidad

Introducción

Sabiendo de antemano y como fue citado en el boletín anterior, la importancia de la implementación y continuidad que se debe dar al Sistema de Gestión de Calidad (SGC), que se tiene para nuestras empresas LCQ y Prodecon S.A se han identificado puntos claves, en los cuales se hace necesario una buena retroalimentación para así contribuir al buen funcionamiento y mejoramiento constante de nuestro sistema.

Por consiguiente se considero  la elaboración de este boletín con el fin de brindar información e instruir el personal a cargo de cada uno de los diferentes procesos de nuestras Empresas,  acerca de el tipo de documentación y como se debe llevar a cabo un buen proceso de auditoria interna.

Boletines como este serán publicados trimestralmente por el Departamento de Calidad, con el fin de que se considere una fuente constante de información. El tiempo estimado para leer este artículo es de 20 minutos.


¿Qué es una Auditoria interna?

Es un examen sistemático e independiente que se hace a cada proceso dentro de la empresa para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la calidad cumplen disposiciones prestablecidas por el SGC, si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y si son aptas para alcanzar los objetivos.

Responsable

Las auditorías internas de la calidad deben ser llevadas a cabo por personal que cumpla con las competencias estipuladas en el perfil de Auditor Interno. Ningún auditor podrá auditar su propio trabajo.

Desarrollo del precedimiento

Programación

El Jefe de Calidad y/o el Gerente programa las fecha para realizar la Auditoría Interna de cada proceso, así como el auditor encargado de realizarla. Esta información debe ser comunicada con anticipación (como mínimo 15 días de a la fecha de programación) por escrito utilizándose los formatos de Cronograma de Auditoría y Programación de Auditoría.

Los auditores se deben reunir con el Jefe de Calidad y/o Gerente para estipular las condiciones en las cuales se deben realizar las auditorías, así como para conocer toda la información y los puntos a evaluar según la NORMA, requerida para cada proceso.

Planificación

Cada auditor inicia su auditoria de acuerdo con lo establecido en la programación de la auditoria, realizando una reunión de apertura con las personas responsables de recibir la auditoria. En esta reunión de apertura se realiza las siguientes actividades:

  • Presentación de las personas que intervienen en la auditoria.
  • Revisión del objetivo y alcance de la auditoria.
  • Resumen de los métodos y procedimientos que van a ser usados para la realización de la auditoria.
  • Confirmación de la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarias para el equipo de auditoría.
  • Acordar la hora y fecha para la reunión de cierre.
  • Cada auditor planea la realización de la auditoria, apoyándose para ello en la documentación referente al proceso que debe  auditar.

Realización

Una vez realizada la auditoría interna, el auditor transcribe los hallazgos en el formato Informe de Auditoría Interna.  Cada auditado conserva el original de dicho formato y es responsable de tomar las acciones necesarias a fin de lograr que el proceso se encuentre conforme con los requisitos necesarios. Las acciones a tomar deben ser presentadas en copia al Departamento de Calidad quien les hará el respectivo seguimiento.

Concluida la auditoría interna se realiza la reunión de cierre donde se llevan a cabo los siguientes puntos:

  • Presentación de una manera clara y objetiva las no conformidades y observaciones detectadas.
  • Se entrega al auditado o a un representante los reportes de No Conformidad para que en coordinación con Departamento de Calidad y el Gerente, elaboren un análisis de las causas y se propongan las acciones de mejora o correctivas a realizar tendientes a eliminar las No Conformidades encontradas y una fecha límite de terminación con  los responsables para la ejecución de cada actividad.
  • Se hace claridad que las observaciones no requieren acciones correctivas y quedan como opcionales para el auditado.
  • Estas acciones correctivas y/o preventivas se deben realizar aplicando los procedimientos definidos para tal fin.

Seguimiento

El auditor interno luego de vencerse la fecha de cumplimiento de las acciones correctivas, o en la siguiente auditoría, verifica la ejecución de las mismas anotando en el formato de Solicitud de Acciones Preventivas y/o Correctivas, la fecha de seguimiento, resultado del seguimiento, las conclusiones, responsable del seguimiento y la fecha en que se hizo el seguimiento.

El auditor de calidad en conjunto con el Departamento de Calidad al finalizar cada ciclo de auditoría, elabora un análisis de la efectividad de las acciones correctivas implantadas por cada área teniendo en cuenta que las No Conformidades detectadas no se repitan o que hayan sido eliminadas totalmente; las conclusiones del análisis se  presentan en la revisión del Sistema de Gestión de Calidad por parte del Gerente.

Más información

Para ampliar la información presentada se pueden consultar los siguientes documentos:

  • Norma ISO 9001:2008.
  • Manual de Calidad de  la Empresa.
  • Procedimiento  Auditorias Internas.

    Publicados impresos en la Oficina de la Dirección Administrativa y de Recurso Humano y en medio magnético por la Red de la Empresa con la siguiente ruta:

Prodecon S.A.:   ASIS-CALIDAD/d/PRODECON/PRO-SGC-001
LCQ:                      ASIS-CALIDAD/d/LCQ/PRO-SGC-001

¿Qué es una no conformidad?
R//
No cumplimiento de un requisito especificado. Se tienen dos tipos  menor y mayor

No Conformidad Menor:

Significa que el auditor reunió una evidencia objetiva de que el área o proceso auditado no está cumpliendo una situación puntual del procedimiento, instructivo o registro.

No Conformidad Mayor:

Desviación total o no cumplimiento o requerimiento del estándar, o aplicación de los mismos. Adicionalmente, se puede considerar como la representación del hecho de que se encuentre evidencia objetiva de que un procedimiento, instructivo o registro que no se está aplicando y el personal no tiene conocimiento al respecto. 

Evidencia Objetiva:

Información cuya veracidad se puede demostrar con base en hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios.

 

 

Formato

Otros formatos

- Cronograma de auditoria
- Programación de auditoria

El cronograma de auditoria se publica anualmente en la cartelera de la oficina principal, donde se puede apreciar el mes de  la auditoria referente a cada proceso de la empresa.

Boletín Calidad: 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09

 

Administrado por S&E DISEÑOS GRAFICOS+WEB © Copyright 2012 by S&E DISEÑOS GRAFICOS+WEB