Boletin de Calidad

Boletin de Calidad

Términos, definiciones, simbología y abreviaturas

Información: Dato que posee significado.
Documento: Información y su medio de soporte.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
LMD: Listado Maestro de Documentos
LMR: Listado Maestro de Registros

Introducción

Nuestras Empresas Prodecon S.A. y LCQ como Empresas certificadas, cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad orientado a procesos. En el desarrollo de las actividades propias de dichos Procesos, se genera información (Documentos y registros) los cuales deben ser controlados según requerimiento de la Norma ISO 9001:2008

El departamento de calidad a identificado mediante las revisiones y seguimientos a las actividades de los procesos, falencias en cuanto al control de documentos y Registros y en el diligenciamiento de los Listados Maestros, por esta razón se ha elaborado este boletín, cuyo propósito es proporcionar la información necesaria para realizar un adecuado control a documentos y diligenciamiento de los Listados

Boletines como este serán publicados trimestralmente por el Departamento de Calidad, con el fin de que se considere una fuente constante de información. El tiempo estimado para leer este artículo es de 20 minutos.

2. Importancia de la documentación de un sistema de calidad.

La documentación de una empresa representa su capital intelectual, es decir el “saber hacer” que se ha adquirido con la experiencia. Si no se preserva adecuadamente ese conocimiento difícilmente logrado, se podría perder.

Hay varias razones de importancia que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos destacar:

2.1. La estandarización de los procesos. Para que un proceso sea debidamente estandarizado, debe estar documentado. Al hacerlo estamos asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos. Recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación (o estándar) que se debe mantener para lograr unos resultados esperados.

2.2. La planificación organizacional. En cualquier nivel de la organización, al documentar los elementos importantes, como acciones, recursos y tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo, hacia el logro de determinados objetivos y metas. La documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

2.3. Control de las actividades realizadas. En este caso hablamos de los registros, que son un tipo especial de documento. Básicamente es la información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades. Los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.

2.4. Auditorias. Las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los documentos que se tengan. Los documentos representan los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría. De la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoría, que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

2.5. Mejoramiento de procesos. La documentación, nos permite mejorar los procesos consistentemente. La documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos. Un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo documental.

2.6. Capital intelectual. Los documentos guardan el valor más importante de una empresa, que es su capital intelectual, el saber hacer algo bien hecho y por el cual las personas están dispuestas a pagar. El no documentar apropiadamente pone en riesgo la capacidad de atender un mercado. Documentar apropiadamente permite a la empresa generar valor del conocimiento adquirido y volverlo ingreso, por eso se le llama capital intelectual.

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Contenido

  • Términos, definiciones, simbología y abreviaturas
    1.Introducción
    2.Importancia de la documentación de un S. C.
    3. control de documentos 2
    4. Creación o modificación de documentos
    5. Diligenciamiento de LMD y LMR 3N

 

 

 

Diferencia entre Documento y Registro

La diferencia es la versatilidad que otorga el registro para moldear nuevos datos y la creación de información con más facilidad a diferencia del documento cuyo alcance es más limitado

 



 

Trazabilidad:

es el conjunto de medidas, acciones y procedimientos que permiten registrar e identificar un determinado producto desde su nacimiento hasta su destino final.

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3 Control de documentos.

Los documentos debidamente controlados permiten que la información fluya de manera correcta y así poder garantizar que mi proceso para la entrega de un producto o servicio sea el adecuado.

¿Qué es un documento? Un documento es la propia información y su medio de soporte, y el conjunto de documentos de una organización se denomina documentación, independientemente de que tenga o no implementado de manera formal un sistema  de gestión.

¿Qué es un registro? Es un tipo especial de documento que presenta evidencia objetiva de alguna actividad realizada.
Norma ISO 9001:200

4. Creación o modificación de documentos.

Estudiar y Analizar la Necesidad de Documentar: Cada dueño de un proceso debe estudiar, analizar e identificar la necesidad de definir un documento que estandarice el método de trabajo; que ayude a la realización y verificación del cumplimiento de las actividades o tareas que se efectúan en la ejecución del proceso.

Una vez estudiada la necesidad de creación o modificación del documento, cada dueño del proceso debe reunirse con el departamento de calidad y presentar ante este el Formato Solicitud de creación o modificación de documentos.

Autorizar Desarrollo, Definir Alcance, Recolectar y Documentar Información: El jefe de calidad revisa la información consignada en este y en reunión con el director del proceso solicitante del nuevo documento o de la modificación anterior se establece:

* Autorizar el desarrollo del nuevo documento o modificación.
* Alcance del nuevo documento.
* El o los Encargados de realizar los cambios o el nuevo documento

Elaborar el borrador del documento: La persona encargada de la aplicación del procedimiento debe elaborar el borrador, teniendo en cuenta el procedimiento elaboración de documentos

Revisión del borrador del documento: Cuando el documento es revisado por el departamento de calidad, este realiza una retro alimentación con los encargados de dichos documento, con la finalidad de darles a conocer los errores, sugerencias y/o dudas que se hayan presentado en dicha revisión.

Distribución de los documentos y recolección de Obsoletos: Una vez impreso el documento con todas las modificaciones realizadas, es firmado por el encargado de la elaboración , entregado a calidad para la firma de revisión y posteriormente a gerencia para aprobarlo. Se anexan los nombres a el LMD correspondiente al proceso.

Los documentos obsoletos son recogidos por el Asistente de Calidad al momento de la distribución de los nuevos documentos y sellados con un sello de “Documento Obsoleto” registrando la fecha de retiro, quien lo retira de vigencia y dispone de ellos según lo descrito en la columna de disposición del listado maestro de documentos.

 

5. Diligenciamiento de LMD y LMR

En el Formato Listado Maestro de Documentos se controlan todos los documentos que genera el proceso, en el debemos identificar:

* Nombre del documento, nombre correcto del documento y con buena ortografía.
* Tipo de documento, Interno/Externo
* Responsable, la persona encargada y directamente responsable del documento.
* Ubicación (Obra, Oficina, Computador)
* Recuperación/modo de almacenamiento, se indica la carpeta con nombre correcto en donde se encuentra archivado el documento, si se encuentra en modo digital se indica la ruta separando las carpetas con “/”
* Retención, el tiempo que se conservara el documento.
* Disposición, que se va a hacer con el documento cumplido el tiempo de retención..

 

OFICINA PRINCIPAL

Dir.: Carrera 65A No. 5-36  
B/ El Limonar
Teléfono: 339 1134— 373 5224
Fax: 312 6487
Correo electrónico:
info@prodecon.com.co

 

Más información

Para ampliar la información presentada se pueden consultar los siguientes documentos:

  • Norma ISO 9001:2008.
  • Manual de Calidad de  la Empresa.
  • Procedimiento  elaboración de documentos.

Publicados impresos en la Oficina de la Dirección Administrativa y de Recurso Humano y en medio magnético por la Red de la Empresa con la siguiente ruta:

Prodecon S.A.:    ASIS-CALIDAD/d/PRODECON/PRO-SGC-001
LCQ:                       ASIS-CALIDAD/d/LCQ/PRO-SGC-001

 

 

En el Formato Listado Maestro de Registros se controlan todos los registros que genera el proceso, en el debemos identificar:

*además de los puntos mencionados en el control de documentos, en el LMR se maneja la Versión, esta nos permite que trabajemos con formatos actualizados y no con obsoletos que pueden llegar a aportar información errónea a nuestro sistema.

Ejemplos

Documentos que se deben incluir en el LMD:
* Manuales
* Normas
* Procedimientos
* Fichas de seguridad
* Certificados de Calidad
* Instructivos
* Planes
* Síntesis de Proyecto
* Planos
* Correspondencia enviada y recibida
*Hojas de Vida
*Certificados de Calibración equipos
* Entre otros.

Registros que se deben incluir en el LMR:

* Formatos diligenciados y aprobados
* Kardex
* Registro Fotográfico
* Remisiones
* Bitácora
* Entre otros.

 

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